Medewerker vragen zich vaak af hoe een leidinggevende hen kan beoordelen die hen weinig tot nooit ziet of die geen verstand van hun werk heeft. Leidinggevenden ervaren dit ook vaak als lastig. Maar ook omgekeerd hebben net gepromoveerde leidinggevenden het moeilijk met het beoordelen van oud-collega’s of vrienden, waarvan ze juist heel veel weten. Deze week probleem 33: Managers weten te weinig van hun medewerkers (Managers don’t know the employee).
De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.
De vraag is echter of je hier een probleem van moet maken.
Je kunt medewerkers vooraf heel goed vragen wat je van hen mag verwachten. Wanneer doen zij hun werk goed. Vraag door tot er heldere resultaten of gedrag is geformuleerd. De volgende vraag ontstaat hoe je de resultaten kunt meten en wie het gedrag goed kan beoordelen. Ik bevraag vaak medewerkers op hun activiteiten, hun taken en wanneer voor hen die taken een succes zijn. Vaak hoor ik antwoorden als “Dat kun je niet vooraf zeggen” of “Dat is afhankelijk van de omstandigheden”. Bij goed doorvragen blijkt dat het medewerkers helpt om terug te gaan naar de kern van hun taken, of de oorspronkelijke bedoeling. Vaak is het ook zo dat na het doorvragen er voldoende heldere uitgangspunten liggen waarvan je over bijvoorbeeld een jaar goed kunt vaststellen of dat bereikt is.
Aan het eind van het jaar kunnen de medewerkers heel goed beschrijven in welke mate ze de gemaakte afspraken hebben gerealiseerd en dat beoordeel je. Natuurlijk kunnen medewerkers hun best doen om weinig ambitie in hun afspraken te leggen, maar vroeg of laat wordt dat helder. Ook kunnen ze frauderen bij hun resultaten als de leidinggevende daar geen zicht op heeft, maar daarvoor geldt hetzelfde. “Hoeveel mensen deden bij Albert Heijn een extra tomaat in het al afgewogen zakje”?
Kortom op deze manier wordt het oordelen een beetje weggenomen bij de leidinggevende. Dat is ook een oplossing voor leidinggevenden die hun vrienden moeten beoordelen. Heldere afspraken, daar heb je het hele jaar wat aan, het geeft de medewerker richting, het kan de medewerker juist behoeden voor overbelasting.
Volgende week: geheime codes