Waarom nog je beoordeling ondertekenen?

Veel medewerkers zijn huiverig om een beoordelings- of functioneringsverslag te ondertekenen. Ze zijn bang dat ze daarmee rechten verspelen of impliciet akkoord gaan met zaken waar ze het niet mee eens zijn. Die angst is begrijpelijk, maar vaak onnodig. Sterker nog: een recente uitspraak van het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch (gepubliceerd 31 maart 2025) laat opnieuw zien dat de juridische waarde van zo’n handtekening – óók die van de leidinggevende – beperkt is.

De uitspraak: ondertekend formulier is nog geen toezegging

In een recente zaak probeerde een docent via een ondertekend functioneringsverslag aan te tonen dat hem eerder een bevordering naar schaal 12 was toegezegd. De rechter maakte daar korte metten mee: het formulier was bedoeld om functioneren vast te leggen, niet om arbeidsvoorwaarden af te spreken. Bovendien had de leidinggevende die tekende geen bevoegdheid om loonschalen toe te kennen. Zelfs als iets in een gespreksverslag staat en is ondertekend, is het daarmee nog geen juridisch bindende afspraak.

Ook de handtekening van de medewerker zegt weinig

Een medewerker die tekent, kan achteraf stellen dat hij zich onder druk gezet voelde. Toch werken veel organisaties met formulieren waarbij medewerkers moeten kiezen tussen “voor akkoord” of “voor gezien”. Juridisch maakt het amper verschil, maar in de praktijk leidt het vaak tot onnodige spanningen. Medewerkers tekenen niet, leidinggevenden raken gefrustreerd, HR wordt erbij gehaald – allemaal voor een vinkje dat weinig betekent.

De essentie is dit: het gaat er niet om óf iemand heeft getekend, maar of hij wist wat er besproken en vastgelegd is. In conflictsituaties kijkt een rechter vooral naar de vraag: is duidelijk gecommuniceerd wat er van de medewerker werd verwacht?

Waarom nog tekenen?

Je kunt je dus afvragen: waarom nog laten tekenen? Zeker als dat alleen maar afleidt van het echte doel van het gesprek: afstemmen op de toekomst. De gesprekken in de gesprekscyclus zijn bedoeld om verwachtingen te verduidelijken, terug te blikken en vooruit te kijken. De handtekening doet daar eigenlijk weinig aan toe – en voegt juridisch nog minder toe.

Wat helpt wél?

• Regelmatige gesprekken, niet één keer per jaar maar verspreid over het jaar.
• Heldere afspraken over de toekomst die beide partijen begrijpen en onderschrijven.
• Ruimte voor medewerkers om hun visie toe te voegen aan het verslag, bijvoorbeeld als bijlage.
• Een cultuur waarin het gesprek belangrijker is dan het formulier.

AI en transcriptietools: sneller, transparanter

Soms duurt het weken voordat het formulier is ingevuld, wat zorgt voor frustraties. Moderne transcriptietools – denk aan AI-ondersteunde gespreksverslagen – kunnen dat proces versnellen en transparanter maken. In plaats van eindeloos sleutelen aan formuleringen, kun je het gesprek (deels) automatisch vastleggen, afspraken eruit filteren en snel terugkoppelen.

Teken liever voor de toekomst

Als je dan toch een handtekening wilt vragen, laat die dan onder de afspraken voor de toekomst staan. Dáár moet het gesprek over gaan. Over het verleden kun je van mening verschillen (“agree to disagree”), maar over de volgende stap moet je het eens worden.

Een goed gesprek, frequente afstemming en duidelijke afspraken – dat is meer waard dan welke handtekening dan ook.