Deze week probleem 43: Medewerkers hebben weinig te zeggen bij het beoordelen (One way process). Als het beoordelingsproces een éénrichtingsproces is dan kun je er maar beter stoppen.
De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.
Deze week probleem 43: Medewerkers hebben weinig te zeggen bij het beoordelen (One way process)
Met weinig moeite kun je het veel leuker en effectiever maken. Ik bespreek dit aan de hand van drie fasen in het proces:
1. Vaststellen van de beoordelingscriteria.
Medewerkers zijn niet dom en hebben vaak een heel goed beeld over wat goed werken is. Dat betekent dat medewerkers een belangrijke rol hebben bij het afstemmen van de verwachtingen de afspraken voor het jaar waar uiteindelijk op beoordeeld wordt. Waar komen die afspraken verwachtingen vandaan? In de eerste plaats levert het afgelopen jaar input op voor de nieuwe afspraken: wat ging goed en wat betekent dat voor de verwachtingen van het nieuwe jaar? Wat ging niet goed en wat moet eventueel beter? Een tweede bron van de afspraken is het functieprofiel. Deze is vaak nog globaal en moet dus vertaald worden in heldere afspraken. In het functieprofiel staat dat iemand een bepaalde administratie verzorgt, maar de eisen daaraan staan daar zelden in. Een derde bron is het afdelingsplan of het hogere beleid. Deze moet vertaald worden in de afspraken met de individuele medewerkers. En als laatste bron hebben we de individuele ambities. Vanuit deze vier bronnen worden de afspraken gemaakt. En nogmaals dit kan niet zonder de medewerker.
2. Monitoring gedurende het jaar.
Als we medewerkers willen die verantwoordelijkheid nemen dan moeten we het monitoren van de afspraken ook bij hen liggen. Dus niet wachten tot een leidinggevende feedback geeft, maar feedback vragen, of melden dat iets (niet) goed gaat.
3. Het beoordelingsgesprek
Leidinggevenden doen er goed aan de medewerker zelf te laten rapporteren in welke mate de gemaakte afspraken zijn gerealiseerd. Dat is dus geen self-assessment, maar het zorgt er voor dat medewerkers goed voorbereid het gesprek in gaan.
Samengevat: gedurende de gehele cyclus zijner volop mogelijkheden om het niet een eenrichtingsproces te maken maar de medewerker een belangrijke rol er in te geven.
Volgende keer: Je kunt niet in hoger beroep