De rol van informanten bij beoordelen

Vooral bij ambtenaren spelen informanten bij beoordelen een rol. Informanten hebben veelal een functionele werkrelatie met de medewerker en kunnen waardevolle informatie verstrekken aan de beoordelaar over het functioneren van de medewerker.

Soms wordt de rol van de informant in de beoordelingsprocedures zeer zorgvuldig geregeld: de medewerker moet weten wie als informanten optreden, en in een aantal gevallen moet de informatie van de informant schriftelijk zijn en inzichtelijk voor de medewerker.

Natuurlijk is zorgvuldigheid op zijn plaats, maar je moet het niet overdrijven.
Het is uiteindelijk de leidinggevende die alle informatie die hij verzamelt wikt en weegt en zo tot zijn oordeel komt. De leidinggevende krijgt bij de koffiemachine ook ongevraagd informatie over het functioneren van een medewerker van derden. Dit soort informatie wordt gemengd met de eigen bevindingen.

Medewerkers vinden soms dat hun leidinggevende hun functioneren niet kan beoordelen. Dat kan zijn omdat de leidinggevende een andere vak beheerst maar ook soms omdat de leidinggevende zijn medewerker zelden ziet functioneren.

Zoals in meerdere blogs pleit ik voor het vooraf maken van goede afspraken over het functioneren. En afhankelijk van die afspraken kan een informant meer of minder zinnige  informatie geven.

Voor het beoordelen van resultaatsafspraken heb je geen informant nodig. Ook voor een leidinggevende op afstand is goed te beoordelen in welke mate de doelen zijn behaald.

Bij het beoordelen van werkgedrag of competenties ligt dat anders. Hier gaat het om HOE de medewerker tot zijn resultaten komt. Maar dan is wel de vraagstelling essentieel. Te vaak wordt de vraag gesteld: “Wat vind jij nu van Jansen?” Deze vraag levert vooral antwoorden op over hoe Jansen is en niet wat hij doet, en waarschijnlijk nog minder en welke mate Jansen de afgesproken competenties laat zien. Dus je kunt prima informanten inzetten, maar stel ze wel de juiste vragen. Bijvoorbeeld: Met Jansen is afgesproken dat hij dit soort gedrag zou laten zien… In welke mate vindt u dat Jansen dit soort gedrag laat zien?  Kunt u voorbeelden geven waarin dat gebeurt, of waarin dat vooral niet gebeurt?

Na het verzamelen van de informatie moet deze beoordeeld worden op betrouwbaarheid. Een goede leidinggevende zou er goed aan doen dit soort informatie vaker te verzamelen dan alleen vlak voor de beoordeling, zodat ook de informanten zich bewuster worden van het gewenste gedrag, Jansen vaker feedback krijgt.

En of alle feedback op papier moet, en inzichtelijk moet zijn voor de medewerker? Natuurlijk moet het fair gebeuren, maar het is aan de leidinggevende om de informatie te beoordelen. Hij mag zich nooit verschuilen achter zijn informant.