Je kent het wel. Een medewerker zou een rapport inleveren maar het ligt er niet op tijd en jij vraagt je af waar het blijft….Wat doe je?
Als je er om vraagt zegt de medewerker: “Ja, sorry ik werk er hard aan, maar er was wat tegenslag”. Laten we hier de tegenslag “de printer was stuk” noemen, en dat kan van alles betekenen.
Hoe reageer je?
- Printer stuk? Wat is er precies aan de hand? Is de printer goed aangesloten?
- Printer stuk? Heb je al geprobeerd een andere printer te zoeken, hulp te halen, de printer aan en uit te zetten etc?
- Wist je dat niet eerder?
- Waarom heb je me niet gewaarschuwd?
a. Printer stuk? Wat is er precies aan de hand? Is de printer goed aangesloten?
Met jouw ervaring kun je mogelijk het probleem snel analyseren waardoor een snelle oplossing mogelijk wordt. Dat kan heel leerzaam zijn voor de medewerker, maar het kan er ook voor zorgen dat de medewerker hiervan vooral leert dat jij als leidinggevende er bent voor problemen. We kennen het “Who’s got the monkey” concept. Er is nog een ander gevolg, waarover je hieronder kunt lezen.
b. Printer stuk? Heb je al geprobeerd een andere printer te zoeken, hulp te halen, de printer aan en uit te zetten etc?
Met jouw ervaring sla je de analyse maar over en probeert wat oplossingen. De medewerker leert hier vooral van dat jij er bent voor problemen. Over een ander gevolg lees je hierna.
c. Wist je dat niet eerder?
Dit verwijt leidt onherroepelijk tot verdediging. Het gesprek zal gaan over nog meer context in dit specifieke voorbeeld. De oplossing van het probleem komt verder weg te liggen. Slecht voor de sfeer en de medewerker leert er weinig van. Maar, hoewel onhandig verwoord, zit er wel een interessante gedachte onder.
d. Waarom heb je me niet gewaarschuwd?
Dit klink bijna even verwijtend als antwoord c. en er zit eenzelfde interessante gedachte onder:
Eigenaarschap.
De medewerker heeft een afspraak en merkt dat deze niet gerealiseerd kan worden. De neiging is om hard te gaan werken, zelf het probleem op te lossen, zonder het gesprek aan te gaan. Een medewerker die eigenaarschap vertoont, monitort zijn eigen voortgang en trekt aan de bel als hij inschat dat de afspraak niet gehaald kan worden.
We willen graag dit eigenaarschap, maar slopen het er zelf uit: door niets te doen, door ons te verdiepen in het probleem (antwoord a en b), door te verwijten (antwoord c en d). Handiger is het om aan te geven dat het lastig voor jou is dat je niet weet waar je aan toe bent. Vraag wat jij mogelijk doet waardoor de ander belemmerd wordt aan de bel te trekken.
We kunnen allemaal verzaken, domme fouten maken, pech hebben buiten onze schuld. We moeten daarover communiceren. Wil je als leidinggevende weten waar je aan toe bent, wil je medewerkers die hun eigen werk monitoren, daarover reflecteren en communiceren, kortom eigenaarschap, dan zul je ook verstandig moeten reageren als de medewerker zoiets signaleert.
Wat doe je met medewerkers die bij het minste en geringste aan de bel trekken?
Onderzoek. Wat is de oorzaak van dat gedrag? Faalangst, angst voor jou, risico-mijden. Wat voor jou “het minste en geringste” is, is dat voor de ander misschien niet.
Eigenaarschap doet zich dagelijks voor.
Bij het halen van deadlines, op tijd komen, reflecteren over het functioneren. Je kunt als leidinggevenden dus dagelijks hiermee oefenen. De gedachte dat reflecteren over het functioneren zich vooral voordoet tijdens het functionerings- of beoordelingsgesprek is achterhaald. Een leidinggevende die zegt: “Als jij niets van mij hoort, mag jij als medewerker ervan uitgaan dat het goed gaat” zou het moeten omdraaien ”Als ik niets van jou hoor, dan ga ik er als leidinggevende vanuit dat het goed met jou gaat”.