Deze week gaat het over probleem 29 van Prof. Sullivan: Managers omzeilen het systeem (Gaming the system).
De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.
Vorige week ging dit blog over managers als angsthazen. Dat gaat onbewust en is een gevolg van de psychologie. Deze week gaat het om het bewust omzeilen van het systeem.
Dat “gaming the system” doet zicht op verschillende plaatsen voor:
- Geen onvoldoende beoordeling geven omdat er anders een extra tussentijds gesprek moet volgen of er een formeel verbeterplan geschreven moet worden. Of omdat een negatief oordeel door anderen opgevat kan worden als een brevet van de onvermogende leidinggevende.
- Geen excellente beoordelingen geven om te voorkomen dat de medewerker meer salaris gaat opeisen of zelfs een bevordering. Of het risico dat goed beoordeelde medewerkers de afdeling gaan vertrekken.
Zo lang het weinig helder is waarop medewerkers beoordeeld worden komen leidinggevenden hiermee weg. Maar zodra een medewerker de vooraf gemaakte afspraken niet nakomt of juist ruim overtreft, dan gaat het toch opvallen dat het oordeel afwijkt van wat je zou verwachten.
Ik zie het als een probleem als leidinggevenden bij het oordeel allerlei aspecten gaan betrekken waarover geen afspraken zijn gemaakt: de inspanningen die de medewerker heeft laten zien om een resultaat te halen, de omstandigheden waaronder gefunctioneerd zijn. Inspanningen en omstandigheden zijn moeilijk objectief te beoordelen. Het leidt er al snel toe dat een medewerker die het zichzelf aanrekent dat de afgesproken resultaten niet gehaald zijn en in stilte keihard gewerkt heeft slechter beoordeeld wordt dan de medewerker die goed kan verwoorden dat het zijn schuld niet is. Door zuiver te beoordelen stimuleer je medewerkers juist te reflecteren over het behalen van de gemaakte afspraken en het gesprek daar vroegtijdig over aan te gaan.
Kortom: ik pleit voor heldere afspraken over wat je van elkaar kunt verwachten.
Volgende week probleem 30: Je bent zo goed als je laatste prestatie.