De meest gevreesde openingszin in een functioneringsgesprek: “Hoe vind je zelf dat het gaat?”

„Zo”, begint de baas, net als elk jaar, „hoe vind je zelf dat het gaat?”

 

Voor medewerkers een lastige vraag want je moet jezelf niet te kort doen, maar je moet jezelf ook niet te veel op de borst slaan.  Stel nu dat je leidinggevende het anders ziet dan jij?
Tegen leidinggevenden zeg ik: “Niet doen”!

In lesboeken en in training wordt dit veelal gezien als een verstandige opening, zeker bij een functioneringsgesprek. Het zou ruimte geven aan de medewerker, een open sfeer creëren. Ik ben een voorstander van ruimte voor de medewerker en een open sfeer, ook (zelfs) tijdens een beoordelingsgesprek.
Door deze vraag te stellen bepaalt de leidinggevende hoe het gesprek moet lopen. De leidinggevende vindt dat de medewerker eerst zijn zegje moet doen. Goed bedoeld, of arrogantie van de macht?
Het zou toch veel opener zijn om de medewerker losjes te vragen hoe het gesprek zou kunnen verlopen: “Hoe zullen we het doen, wil jij eerst je visie geven of zal ik eerst? Wat wil je?”  Maar ook daar ben ik niet voor.

 

In zijn  algemeenheid….hoe loopt het volgens jou?

De medewerker heeft nu alle ruimte om het te hebben over zijn eigen functioneren, hij kan meteen oplossingen inschieten, hij kan meteen de schuld bij anderen leggen, hij kan het meteen hebben over de toekomst, jouw ondersteunende rol, opleidingen. De één begint heel globaal, de ander heel specifiek. Kortom, door deze vraag te stellen loop je het risico dat je alle regie kwijtraakt of dat je de inbreng van de  medewerker in een agenda moet structureren en er op dat moment eigenlijk weinig mee kunt doen.Deze aanpak is alleen handig als je als leidinggevende  geen idee hebt wat je wilt bereiken in dat gesprek of wat je wilt bespreken. In dat geval: begin er niet aan. Ik ga ervan uit dat er een agenda ligt, met daarin de afspraken van de vorige keer.

Per agendapunt, per afspraak…. hoe loopt het volgens jou?

Nu zijn er enkele mogelijkheden:

1.      Medewerker is tevreden, de leidinggevende niet
2.      Medewerker is tevreden, de leidinggevende ook
3.      Medewerker is niet tevreden, de leidinggevende wel
4.      Medewerker is niet tevreden, de leidinggevende ook niet

1.       Medewerker is tevreden, de leidinggevende niet

Zodra de leidinggevende zich realiseert dat er een verschil van visie is ontstaat het dilemma of hij dat meteen gaat zeggen, of dat de medewerker verder gaat bevragen op dit positieve zelfbeeld. Dat doorvragen heeft vaak als doel om uit te komen bij het beeld van de leidinggevende: de hang yourself methode. In de tussentijd weet de medewerker niet wat de visie is van de leidinggevende, maar voelt dat wel vaak aan de, suggestieve, vragen.

Als de leidinggevende nu zegt dat hij het niet zo goed vindt (de minst slechte aanpak), heeft de medewerker twee problemen en twee keer gezichtsverlies: het functioneren wordt niet zo goed bevonden, maar zijn zelfbeeld is kennelijk ook verkeerd.

Mijn advies: geef meteen op basis van de afspraak je visie, en laat de medewerker daarop reageren. Dat vind ik open. Je visie zou overigens geen verrassing mogen zijn.

 

2.      Medewerker is tevreden, de leidinggevende ook

Ook hier kan de leidinggevende eerst vragen stellen om een beeld te krijgen.  Ondertussen weet de medewerker niet wat de visie van de leidinggevende is. Sommige medewerkers worden daar onzeker van (waarom stelt hij al die vragen) andere gaan overdrijven om zo de visie van de leidinggevende nog te beïnvloeden.

De leidinggevende kan ook meteen de medewerker bevestigen: “Ja, ik vind ook dat het goed loopt”.  Maar zou het niet veel leuker, of motiverender zijn als de leidinggevende dat spontaan had gezegd, en daarna ruimte had gegeven?

 

Als de medewerker niet tevreden is over zichzelf, dan maakt de aanpak niet zo’n groot verschil. Maar in alle gevallen is mijn advies:

Laat de medewerker niet ‘bungelen’ maar geef je visie meteen.

Het voorkomt het beeld dat je niet bent voorbereid en dat je op basis van het zelfbeeld van de medewerker je oordeel aan het vormen bent. Dat maakt je beïnvloedbaar en slimme medewerkers kunnen daar gebruik van maken, alsof het een onderhandeling is. Je kunt beter een dialoog aangaan als beide visies op tafel liggen.  Hoe zou de leidinggevende het vinden als de medewerker hem zou vragen:  “En hoe vind je nou zelf dat jij leiding geeft?  Hoe denk jij dat ik als medewerker jou stijl van leidinggevende ervaar?

Als er verschil in visie is, vraag je dan als leidinggevende af:
·         Hoe duidelijk waren de verwachtingen? Waren de afspraken voldoende duidelijk?
·         Hoe goed heb ik tussentijds feedback gegeven?

 

Als je meteen je visie geeft, wordt het dan geen beoordelingsgesprek?

Het maakt voor mij niet uit of het een functionerings- of een beoordelingsgesprek genoemd wordt, het gaat om de doelen.  In beide gevallen wil je dat er duidelijkheid ontstaat of de medewerker de juiste dingen doet en die goed doet, wil je met de medewerker nagaan wat dat betekent voor ontwikkeling en wil je dat de gesprekscyclus bijdraagt aan de motivatie. Ik maak dat onderscheid dus niet zo. Zie hierover mijn blog: Onzin: Beoordelingsgesprekken éénzijdig en functioneringsgesprekken tweezijdig !