De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.

 

Deze week gaat het over probleem 16 van Prof. Sullivan: De beoordelingen blijven geheim.  (Assessments are kept secret ). Sullivan vindt dat er een doorgeschoten recht op privacy is.

Je kunt kijken naar het geheim houden van:

  • de oordelen
  • de achtergronden, persoonlijke omstandigheden e.d.

 

Geheim houden van de oordelen.

Er zijn, gelukkig, veel organisaties waar de (voorgenomen) oordelen wel gedeeld worden en besproken, bijvoorbeeld in kalibratiebijeenkomsten of in een vlootschouw.  En waarom ook niet?  Het oordeel is de ene helft van de medaille, de verwachting, de afspraak die een jaar er voor gemaakt is en die beoordeeld wordt is de andere helft. Collega’s hebben allerlei beelden over het functioneren van collega’s. Waarom zouden de afspraken over wat er van een medewerker verwacht wordt geheim moeten blijven?  Collega’s zien ook vaak wel welke resultaten een medewerker bereikt, dus waarom zouden de oordelen geheim moeten blijven.  Ik kan me voorstellen dat bepaalde verbeterafspraken beter geheim kunnen blijven, omdat er anders een selffulfilling prophecy kan ontstaan (aangeschoten wild).

Een ander uiterste is om de oordelen op het prikbord te hangen, maar geheim houden?

 

Geheim houden van persoonlijke omstandigheden e.d.

Waarom zou deze informatie überhaupt  in een formulier terecht moeten komen? Als de informatie in het formulier beperkt wordt tot de afspraak, een beschrijving van wat van de afspraak terecht is gekomen (de realisatie), het oordeel en de afspraak voor de komende periode, dan hoeft er helemaal geen persoonlijke informatie toegevoegd te worden. Als er persoonlijk omstandigheden zijn, waardoor de afspraak niet gehaald kan worden, dan zou de medewerker er goed aan doen om tijdens het jaar een gesprek aan te gaan over een nieuwe afspraak. Rekening houden met omstandigheden tijdens de beoordeling haalt het eigenaarschap bij medewerkers weg. Veel energie gaat zitten in het bespreken van de omstandigheden. Lees dit blog hierover.

Als leidinggevenden het gevoel hebben dat hun teksten in de formulieren niet veilig zijn dan kan dat leiden tot formulieren waar feitelijk niets staat, of de leidinggevende gaat een schaduwarchief bijhouden. Daarmee kunnen leidinggevende en medewerker zelf weinig met het formulier, maar ook in het geval van een ontslagzaak kun je er niet veel meer mee.

 

Volgende week probleem 17 HR begeleidt het proces niet goed