Deze week probleem 26: Het formulier is star en past zich niet aan veranderende omstandigheden. (The process does not flex with the business ). Het formulier krijgt de schuld.
De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.
Dit is een belangrijke reden waarom het beoordelingsgesprek en –proces ervaren worden als een verplicht nummer dat weinig waarde toevoegt. En het formulier krijgt de schuld. Natuurlijk is het waar dat omstandigheden veranderen, maar dat betekent nog niet dat daarmee planning overbodig wordt. Integendeel.
Ik pleit er bijna iedere week voor dat medewerker en leidinggevende nadenken over wat de doelen voor dat jaar zijn. Waaraan kunnen we over een jaar zien dat het jaar een succes was? Het is vervolgens aan medewerker en leidinggevende om in de gaten te houden of de afspraken nog wel actueel en realistisch zijn. Zonodig worden die bijgesteld.
Moeten die bijgestelde afspraken weer in het formulier gezet?
De vraag is hoe bureaucratisch we het willen of moeten maken. Een mondelinge afspraak kan soms heel goed helder zijn, soms is daarvan een bevestiging nodig via een gespreksverslag of een e-mail. Het gaat om de helderheid.
Aan het eind van het jaar kan in het formulier genoteerd wordt dat de afspraak tijdens het jaar aangepast is en wat gerealiseerd is van die aangepaste afspraak. Veel ingewikkelder hoeft het niet te zijn.
Kortom: het gaat er niet om of het formulier star is, het gaat om de dialoog die leidinggevende en medewerker gedurende het jaar met elkaar hebben over de doelen en of bijstelling en flexibiliteit daarin nodig is.
Volgende week probleem 27: Alle beoordelingsaspecten wegen even zwaar