Trojaans paard

Nog een artikel over de vragen die verkopers stellen. Het is overzichtelijk, maar niet minder risicovol. Wat zijn slimme antwoorden op de vragen van de leverancier, die als een Trojaans paard bij ons aan tafel zitten?

Hoe gaat het met de business? Druk?

Het lijkt een onschuldige vraag aan het begin van het gesprek. Maar je antwoord kan te ver gaan. De verkoper zal graag horen met welke ontwikkelingen je bezig bent, zeker om te kijken of hij daar een rol in kan spelen. En hoe vroeger hij het inkoopproces in zijn voordeel kan beïnvloeden des te beter het vaak is voor de verkoper. Een weinigzeggend antwoord zoals “het gaat goed” “het gaat naar verwachting” kun je laten volgen door de wedervraag: “Hoe gaat het bij jullie”? Het gesprek draait dan de betere kant op.

Hoe flexibel zijn de specificaties?

Soms kan een leverancier met een win-win voorstel komen door iets aan de specificaties te veranderen. Om te voorkomen dat je eindigt met totaal onvergelijkbare voorstellen kan het helpen de leverancier uit te nodigen om met twee voorstellen te komen: één voorstel conform de specificaties en één creatief voorstel. Ook kunnen de aanbestedingsregels een rol spelen.

Met de rug tegen de muur onderhandelingen

Soms heb je maar één leverancier. En onderhandelen valt dan niet mee. Niets is onmogelijk maar enige creativiteit is dan wel nodig.

Helaas is het vaak zo dat deze “single source” situatie onnodig ontstaan is. Vaak probeert de leverancier in een vroeg stadium de specificaties te beïnvloeden. Bijvoorbeeld: de vraag naar een verpakking is door de gesprekken met de leverancier geherdefinieerd in een vraag naar een plastic fles. Daarmee zijn alle andere flessen en verpakkingen al afgevallen.  De leverancier biedt soms aan in deze fases vrijblijvend “mee te denken”, “alvast tekeningen te maken”, “prototypes op proef te geven” en probeert zo de specificaties te beïnvloeden. Of de leverancier probeert zo’n voet aan de grond te krijgen dat de inkopende partij het niet meer over zijn hart kan verkrijgen om met een ander zaken te gaan doen. Geld uitsparen in het begin door gebruik te maken van gratis of goedkope diensten van leveranciers kunnen later heel veel geld kosten.

Nog meer trucs van verkopers.

Ik vind de uitgang zelf wel, jij hebt het druk, doe geen moeite.

De verkoper verdwaalt spontaan. Neemt in plaats van de lift de trap en loopt de verschillende gangen af, in de hoop kennissen tegen het lijf te lopen en even in gesprek te gaan. “Hoe gaat het met je, waar ben je mee bezig op het moment”?

We geven vrijblijvend een informatieve presentatie.

De presentatie heeft natuurlijk tot doel om meer te weten te komen en een claim te leggen op de organisatie (You owe me). Dit hoeft helemaal niet verkeerd te zijn, maar denk goed na over what’s in it for you.

We plannen vast een vrijblijvende optie in voor een vervolgmeeting.

“Straks zijn alle agenda’s weer volgelopen”.  De afspraak blijft vaak staan, de leverancier krijgt zo een voorsprong op anderen in tijd en kennis. Dit hoeft helemaal niet verkeerd te zijn, maar zorg dat je de regie houdt over het contact en het inkoopproces.

Wie zijn er allemaal betrokken in het project?

Deze vraag is een poging om informatie bij verschillende projectmedewerkers los te weken. Door kennis te veinzen zullen anderen dat bevestigen of ontkennen en zo kan de puzzel gelegd worden. Het beste antwoord is dat je dit als team doet en dat jij het eerste (of enige) aanspreekpunt bent.

Heb je voor mij een recent organigram?

De verkoper is er op uit om op het juiste moment de juiste spelers van het juiste niveau te kunnen benaderen, of te laten benaderen door zijn leidinggevende. Hetzelfde geldt voor telefoonnummers. Het beste antwoord is dat je dit als team doet en dat jij het eerste (of enige) aanspreekpunt bent.