;

Medewerker maakt het verslag



Er is veel voor te zeggen om de medewerker het verslag te laten maken. Het zorgt voor meer ‘eigenaarschap’ van de afspraken en het scheelt veel tijd voor de leidinggevende, die vele gesprekken heeft te voeren. De meeste medewerkers kunnen dat ook prima.

Een risico hiervan is dat de medewerker meer notulist wordt dan gespreksdeelnemer. Een tweede risico doet zich voor als de medewerker zaken anders noteert dan besproken. Dat kan onbedoeld zijn of bedoeld, in beide gevallen is het interessant om daar achter te komen, maar het kan ook vervelend en pijnlijk zijn.

Het advies is om als de inschatting is dat de medewerker dit kan het door de medewerker te laten doen. De verslagen die onderdeel moeten worden van een “dossier” moeten goed geformuleerd worden, en de vraag is of je dit aan de medewerker moet overlaten. Een goede werkwijze is om de medewerker niet te laten notuleren tijdens het gespreksonderdeel, maar na afloop van het gespreksonderdeel, samen de conclusie hardop te formuleren en die te laten noteren. In veel gevallen is het noteren van een nieuwe afspraak al voldoende.

Na afloop kan de medewerker in veel gevallen het formulier met de nieuwe afspraken invullen. Niet alleen efficiënt, maar zorgt er ook een controle of de afspraken door de medewerker goed begrepen zijn.

 

About the author