Functionerings- of beoordelingsgesprekken online voeren. Mijn eerste advies is: doe het niet. Maar met de aanhoudende coronamaatregelen, ontkomen we er niet aan. Veel gesprekken zijn de laatste maanden uitgesteld en veel medewerkers maken moeilijke tijden mee. Het is tijd voor online gesprekken, om aandacht en samen te kijken naar de toekomst. Hier volgen tips om ze tot een succes te maken.

Functioneringsgesprek via video, mag dat?

Je mag als werkgever zelf kiezen hoe het functionerings- of beoordelingsgesprek wordt gevoerd.  De regels die golden voor het gewone gesprek gelden ook voor het online gesprek. Interessanter is de vraag waarom je dit soort gesprekken wilt voeren: je wilt nagaan in welke mate de medewerker de juisten dingen doet en goed doet, wat dat betekent voor de groei en ontwikkeling van de medewerker en je wilt erkenning geven aan de medewerker. Dat dit met regelmaat gebeurt is belangrijker dan de vraag of dit wel via video mag.

Gesprek opnemen?

Zoom, MS Teams, Skype  e.d. hebben de mogelijkheid om gesprekken op te nemen. Ik adviseer dat niet te doen. Je wilt beiden vrijuit kunnen praten. Het idee dat een opname later kan opduiken maakt de sfeer niet relaxter. Dus zeker niet bij spannende gesprekken als we de opname kunnen gebruiken om elkaar te kunnen houden aan elkaars woorden. Als dit soort vechtsituaties aan de orde zijn, denk dan liever na over hoe je de sfeer van het gesprek kunt verbeteren dan dat je voor meer sfeer verslechterende oplossingen kiest.

Maak ook geen opnames ten behoeve van het verslag.  Het verslag gaat dan extra tijd kosten. Ik adviseer om tijdens het gesprek een gesprekspunt af te ronden en samen hardop de conclusie te laten formuleren. Vaak is dat de afspraak. Het hele gesprek naar die afspraak toe is voor het formulier zelden relevant. Het noteren kan middels het delen van het scherm meteen zichtbaar worden gemaakt voor de ander. Er is veel voor te zeggen om de medewerker die conclusie te laten noteren.

De voorbereiding

Laat de medewerker voor het gesprek reflecteren op de mate waarin de gemaakte afspraken zijn gerealiseerd en laat dat bij de leidinggevende aanleveren. Als er geen afspraken gemaakt zijn dan wordt reflectie ook wel heel erg lastig. Namelijk waarover ga je dan reflecteren? Of de medewerker goed gefunctioneerd heeft? Maar ten opzichte van wat. Ook als leidinggevende is het lastig om iets te vinden over het functioneren als er geen vooraf gedeelde verwachtingen waren. Hoe kun je iets beoordelen zonder dat er een norm was? Impliciete normen leiden tot vooroordelen en beoordelingsfouten (we kennen ze: halo, horn, persoonlijke norm, roze brillen, en zwarte brillen).  Ik adviseer leidinggevenden om hun voorbereiding niet voor het gesprek te delen: het kan het gevoel geven dat een gesprek niet meer nodig is, het kan leiden tot ingegraven medewerkers die vooral zaken willen rechtzetten en soms zelfs wordt een achterban van collega’s en thuisfront gemobiliseerd dat zich niet kan vinden in jouw visie.

Een gesprek vindt meestal één op één plaats, dus ook online. Extra mensen aan tafel compliceert meestal. “Mijn partner zit op de achtergrond”, is geen ideale situatie, ongeacht of deze nu meeluistert of niet en zou voorkomen moeten worden.

Zorg bij het online gesprek, nog meer dan bij een face to face gesprek, voor een heldere agenda.

De opening van het gesprek.

Nog belangrijker dan bij een gewoon gesprek is te werken aan een goede sfeer en het maken van contact. Een glimlach werkt, en belangstellende vragen ook. Een kort gesprek over wat er bij jou en de ander te zien is op de achtergrond kan soms helpen. Geef veel ruimte aan de ander.

Bij de formele kant van de opening (het doel en aanpak van het gesprek), kun je via de chat de agenda nog eens delen.  Wellicht kun je tijdens het gesprek een korte pauze programmeren zodat je beiden even afstand kunt nemen, een kop koffie of thee zetten etc. Een intensief gesprek is online zwaarder dan offline. Geeft ruimte aan de medewerker om invloed te hebben in hoe het gesprek verloopt en vraag naar zijn of haar agendapunten.

In een gewoon gesprek, is het vaak niet eens storend als twee mensen tegelijk even tegelijk praten. Online is dat wel. Dat maakt dat gesprekken soms minder ‘natuurlijk’ verlopen, en het gevaar is dat degene die aan het woord is, aan het woord blijft. Vraag regelmatig om reactie en vraag tussendoor, bijvoorbeeld na het afronden van een gesprekspunt, hoe het gesprek loopt.

Laat de medewerker continu de microfoon open staan, zodat snelle interactie mogelijk blijft (in plaats van “waar zat die knop ook al weer?”).

Tijdens het gesprek.

Het online lezen van non-verbaal gedrag is lastiger dan tijdens een face to face gesprek: je ziet maar een deel van het lichaam, de stem kan soms wat vervormen, een zucht is vaak niet te horen. Dit vraagt om nog beter te kijken.  In aanvulling daarop kun je regelmatig vragen naar de beleving. Regelmatiger dan face tot face: hoe zie jij dat, wat vind jij. Dat betekent dat als je de medewerker meer ruimte geeft je minder last krijgt van het online zijn. Een goede voorbereiding zorgt er voor dat je toch wel de zaken kunt zeggen die je wilde zeggen. En geloof me: er zijn meer leidinggevenden die betere gesprekken zouden voeren als ze minder aan het woord zouden zijn.

Regelmatig kort pauzeren en tussentijdse gespreksevaluaties kunnen helpen om het gesprek soepel te laten verlopen.

Hoe je het functioneren in deze onzekere tijden evalueert heb ik in een eerdere blog besproken. Aandacht en compassie zijn kenwoorden.

Lastige gesprekken

Er zijn diverse signalen die aangeven dat een aanstaand gesprek wel eens lastig zou kunnen worden, zoals:

  • als er extra mensen bij aanwezig moeten zijn
  • als er een behoefte is om het gesprek op te nemen
  • als er vooraf veel schriftelijke stukken heen en weer gaan
  • ervaringen in eerdere (tussentijdse) gesprekken

In dit soort situaties kan het helpen om een pré-gesprek te voeren. Je voert een gesprek over het aanstaande gesprek, je blijft buiten de inhoud, en je vraagt je samen af welke verwachtingen er over en weer zijn om het aanstaande gesprek tot een succes te maken. Dus niet “Jij moet….”, maar wel “het zou mij helpen als….”. Zo’n pré-gesprek aankondigen maakt het weer onnodig zwaar.

Zeker voor de lastige gesprekken en pré-gesprekken adviseren we dit zo min mogelijk online te doen. Maar met die ene medewerker een gesprek op kantoor organiseren terwijl de rest online gaat….is ook niet ideaal.