Waar velen het over eens zijn is dat de gesprekscyclus meer zou kunnen opleveren. Dit keer een blog over zinvolle taakafspraken maken. Ik doe dit aan de hand van één afspraak die ik regelmatig tegenkom in ingevulde formulieren.

Leren Nee-zeggen.

Als ik deze afspraak lees dan krijg ik een beeld van een medewerker die veel te veel op zijn bordje krijgt, bijna overwerkt is en mogelijk aan zijn werk niet voldoende toekomt. In een functionerings- of beoordelingsgesprek wordt dit besproken en de goed bedoelende leidinggevende vindt dat deze medewerker moet leren Nee-zeggen. Deze medewerker stemt natuurlijk hiermee in, want hij heeft nog niet leren Nee-zeggen.  Ze gaan uit elkaar “Het is goed om elkaar eens goed te spreken en de tijd er voor te nemen”, er komt een verslag (Sorry, een beetje laat, maar ik heb het heel erg druk, en moet wel 15 verslagen schrijven in deze periode). Na een jaar pakken we de oude afspraken er bij….NEee zeggen

Leren Nee-zeggen is geen afspraak. Want wat betekent leren Nee-zeggen?

Spreken we hier af dat de medewerker

  • Het leerproces Nee-zeggen moet doorlopen hebben?
  • Een cursus Nee-zeggen moet afgerond hebben?
  • In staat is om te kunnen Nee-zeggen (in bepaalde situaties).

 

Dit zijn afspraken dit zich richten op kennis of vaardigheid. Dit is input. Maar was dit de intentie wel? Was het niet de bedoeling dat als er verzoeken komen de medewerker het volgende gedrag ging vertonen:

  • verzoeken die niet behoren tot ……. dan zeg je Nee.
  • ga met de ander na wat precies de vraag is en hoe die ander dat werk gedaan kan krijgen, zonder dat jijzelf de uitvoering doet
  • ga eerst belang en urgentie na voor jouw taakstelling en bespreekt dat met de ander. Afhankelijk daarvan voer je het direct uit, of plan je het in etc.

Kortom deze voorschrijven (werk)gedrag, de throughput, die je met behulp van je kennis en vaardigheden kunt laten zien. De vraag is altijd hoe je als leidinggevende dit gaat volgen en beoordelen. En de volgende vraag is of je de medewerker hier niet veel te vast legt in procedures of protocollen. Kortom is dit wel de bedoeling?Calendar with Deadline Circled

Is het wellicht de bedoeling dat de medewerker: zijn deadlines haalt, op tijd oplevert en zich niet bezighoudt met andere zaken? Kortom zijn resultaten haalt? En dat Nee-zeggen een mogelijke oplossing is?

Het risico bestaat door meer te sturen op input (kennis, vaardigheden) of throughput (gedrag) de resultaten (waar het vaak om draait) op de achtergrond verdwijnen. Daardoor belemmer je creatieve wegen en belemmer je de ontwikkeling van de medewerker naar taakvolwassenheid.

Ik zie veel afspraken dat medewerker bepaalde opleidingen gaan doen, maar nergens waar dat dan zichtbaar moet worden in het werk, bijvoorbeeld in gedrag of in resultaten.

Het zou verstandiger zijn om voor het nieuwe jaar resultaten af te spreken (deadlines, aantallen) en dan parallel met de medewerker te onderzoeken wanneer het PKWRnee-zeggen wel gewenst was en de medewerker te begeleiden hierop. Een gesprek parallel aan de gesprekscyclus over de overtuiging van de medewerker dat Nee zeggen niet aardig is, bijvoorbeeld, lijkt me zinniger.  De afspraak Leren Nee-zeggen lijkt meer op de medewerker terug te sturen het bos in. Alleen resultaten eisen overigens, ook. Het is de combinatie: helder over de gewenste resultaten en begeleiden op input of throughput.