Stel, een medewerker kan zich niet vinden in wat er in het beoordelingsformulier staat. Er ontstaan dan discussies over ‘voor akkoord ‘of ‘ voor gezien’ tekenen. Die discussies zijn onnodig en zijn te voorkomen.

Een medewerker weigert te tekenen bijvoorbeeld omdat er oordelen in staan waarin hij zich niet kan vinden, er feitelijke onjuistheden in staan of omdat het gesprek anders is weergegeven dan het zich heeft voorgedaan. Er kunnen ook andere zaken spelen: koppigheid of angst en onzekerheid over wat de waarde van de ondertekening is. Zowel voor leidinggevenden als medewerkers is dit vervelend. Je gaat als leidinggevende toch niet onderhandelen en toegeven en de waarheid geweld aan doen? Of als medewerker teken je toch geen zaken die niet kloppen?

De belangrijkste tips die ik kan geven:   Breng sluimerende conflicten de wereld uit, agree to disagree en richt je op de toekomst. Maak het ondertekenen  niet te zwaar.

Gedoe over het ondertekenen van het formulier kan een signaal zijn van achterliggende problemen. Ondertekenen formulierProblemen in de relatie, angst, irritaties. Een onderhandeling over de inhoud van het formulier kan dan hooguit leiden tot afgezwakte compromisteksten, maar het achterliggende probleem blijft zo onuitgesproken. Mijn ervaring is dat er vaak meer speelt dan de tekst, want partijen die samen iets willen kunnen met praten veel verder komen.

 

Waar tekent de medewerker voor?

Er zijn formulieren waar de medewerker tekent voor akkoord, in andere formulieren tekent de medewerker voor gezien of soms kan de medewerker kiezen.  Als de medewerker tekent voor akkoord, betekent dit dan dat hij het inhoudelijk eens is met de beoordeling of verklaart hij hiermee dat het verslag conform het gesprek is geweest? Dat is niet altijd duidelijk. In een ontslagzaak wegens disfunctioneren gaat het er om of de medewerker wist dat er problemen waren. Een tekening voor gezien is genoeg. Waarom tekenen voor akkoord?

Het formulier is in de meeste gevallen bedoeld als geheugensteun, als ‘trackrecord’ en het zorgt er voor dat afspraken minder vrijblijvend worden gemaakt. Maar soms komen de verslagen bij de rechter om slecht functioneren aan te tonen. Het is aan de rechter  om de beoordelingen bewijskracht toe te kennen. Het wel of niet ondertekend zijn hoeft niet zoveel te betekenen. De medewerker kan altijd verklaren dat hij zich onder druk gezet voelde.

Het gaat er om dat de medewerker kon weten wat er niet goed gaat.  Het weigeren van de ondertekening kan bijdragen aan het beeld dat de medewerker niet bereid is mee te werken aan verbetering, dat er sprake is van een moeizame relatie. De vraag is of dat zo positief uitvalt voor de medewerker. Als een medewerker weigert om ‘voor gezien’ te tekenen is dat al snel onredelijk. Het helpt de medewerker bovendien niets, omdat het vrij eenvWeigert te tekenenoudig zal zijn om aan te tonen dat het formulier (per email) is toegestuurd en dat de medewerker er kennis van had kunnen nemen.

 

Tips voor medewerkers en leidinggevenden

Wat kunnen de medewerker en leidinggevende doen die met een niet-ondertekend formulier zitten? De druk opvoeren leidt tot conflict en verlies aan motivatie.

  • Is er sprake van dreigend gezichtsverlies?

De emoties kunnen in dit soort situaties hoog oplopen. Als de emoties hoog zijn is een zinnig gesprek vaak ver te zoeken. Vang eerst dat de emoties op, ga pas daarna echt in gesprek.

  • Onderzoek of er redelijkheid in elkaars standpunten en onderzoek wat achter de weerstand of weigering zit.
  • Agree to disagree.

Wordt het eens over waar de verschillen zitten, verwoord dat en teken. Een tekst zou dan iets kunnen zijn als: Leidinggevende is ontevreden over…… Medewerker is het hier niet mee eens en vindt…..Hierdoor worden beide standpunten verwoord, zonder het eens te worden. Teken als medewerker desnoods onder verwijzing naar een aan te nieten document. “Ben het niet eens met dit formulier, mijn visie heb ik bijgevoegd” of schrijf bij de handtekening: ‘wel gelezen, niet akkoord’ of woorden van gelijke strekking.

  • Richt je op de toekomst.

Ondanks verschillende visies over het verleden, is het belangrijk dat partijen het wel eens te worden over de toekomst. Wat wordt er van de medewerker verwacht? En dit in zo concreet mogelijke termen (SMART). Kunnen we het daar niet eens over worden dan hebben we pas echt een probleem. Ook hier is weer de vraag of er geen sluimerende problemen achter zitten, maar als dat niet zo is zullen we moeten onderhandelen tot we overeenstemming hebben. Immers dit bepaalt de bril waardoor naar het functioneren zal worden gekeken. Om tot overeenstemming te komen kan de naast-hogere leidinggevende een bemiddelende rol spelen en in sommige gevallen is het buigen of barsten.

 

Tips voor HR

Een deel van de ellende komt voort uit het voor akkoord laten tekenen terwijl dat niet essentieel is. Het geeft angst bij medewerkers over de consequenties van de handtekening.  Ook de keuze tussen “voor akkoord en voor gezien” levert conflictstof. Leidinggevenden hebben vaak een (onnodige) voorkeur voor akkoord en kunnen vervolgens gaan marchanderen over de tekst.

Ik adviseer formulieren zo in te richten dat medewerkers tekenen voor het akkoord zijn met de afspraken voor het komende jaar (richt je op de toekomst) en de beschrijving van het verleden, inclusief eventueel de beoordeling in het gespreksverslag hooguit te laten ondertekenen voor gezien. Daarbij moeten medewerkers de gelegenheid hebben om hun zienswijze toe te voegen aan het formulier (door het aan te nieten of in de tekst zelf). Het geheel gaat in het personeelsdossier.

De beoordeling komt eenzijdig tot stand, en daarom is het niet logisch om dit voor akkoord te laten tekenen. Dat hoeft ook niet bij een gerechtelijke uitspraak. Je hoeft geen overeenstemming daarover te bereiken.

Wat mij betreft maakt het niet uit of het gaat om functionerings- of beoordelingsgesprekken. Je wilt samen iets in de toekomst bereiken, en daar moet je het over eens worden. Leg nadruk in de gesprekscyclus op heldere afspraken en organiseer daar feedback op. Dat zal  al veel ellende voorkomen.

HR adviseurs die betrokken worden bij een weigerachtige medewerker, doen er goed aan om het achterliggende probleem en de communicatie op meta-niveau te onderzoeken.  Zelden ligt het probleem op inhoudsniveau (vindt dat hij gelijk heeft, of de ander ziet het verkeerd) en vaak komen er dan andere zaken naar boven. Het probleem is groter en vaak van relationele aard.

Is het alleen een verschil over de inhoud ga dan op zoek naar de achterliggende norm, en probeer partijen voor de toekomst het eens te laten worden over gewenst, zichtbaar gedrag of resultaten. Het verleden is geweest, wordt het eens over de gewenste toekomst, maak daarover afspraken en teken die voor akkoord.

 

De medewerker blijft volharden.

Stel dat ondanks alle pogingen er uit te komen en ondanks eventuele tekstaanpassingen en ‘we agree to disagree’ teksten de medewerker blijft volharden in het weigeren (voor gezien) te ondertekenen.  Deze medewerker richt zichzelf te gronde zo lijkt het. Er resten ons nog wat formele stappen:

  • Schrijf een email aan de medewerker en bevestig de weigering
  • Het gespreksverslag met uw handtekening en mogelijk de opmerking van de medewerker: ”Geweigerd te tekenen, datum, plaats”, samen met een lijst van gevoerde data over de tekenweigering, de gevoerde correspondentie erover met de medewerker (inclusief bovenstaande email) gaan in het personeelsdossier. Geef een kopie hiervan aan uw medewerker;

Waar het in een ontslagzaak wegens disfunctioneren om gaat is of de medewerker wist dat er problemen waren. Een email van de medewerker met teksten die gaan over de weigering kan daarvan het bewijs zijn.

Ga hierna, en zo snel mogelijk weer op een positieve en constructieve wijze weer aan het werk, voor zo ver mogelijk. Waardeer positief functioneren en bespreek slecht functioneren. En probeer als de gemoederen wat tot rust zijn gekomen en ter voorbereiding op de nieuwe gespreksronde te bespreken hoe dit de volgende keer voorkomen kan worden: richt je op de toekomst.

Electronische handtekening:   computer says: “no”

De werkwijze bij het weigeren electronisch te tekenen is gelijk. Echter sommige electronisch ondersteunde beoordelingssystemen sluiten een jaar pas af als leidinggevende en medewerker electronisch ondertekend hebben.  Mogelijk hebben lezers hier al ervaringen mee, ik ben benieuwd. Je kunt hieronder je reactie achterlaten en mogelijk kun je delen hoe dit in de praktijk wordt opgelost.