Moet het functioneringsgesprek met burgemeester Bolsius van Amersfoort openbaar worden? Over die vraag buigt de bestuursrechter in Utrecht zich. Het gaat om het functioneringsgesprek dat eerder al uitlekte. Wat is er gebeurd en hoe vertrouwelijk moeten de functioneringsgesprekken van burgemeesters en andere medewerkers zijn?

 

Het uitgelekte functioneringsgesprek.

Het raadslid Smits Alvarez liet het verslag lekken naar de pers en het Algemeen Dagblad publiceerde erover. De krant schreef onder meer dat Bolsius meer empathie en meer leiderschap moet tonen, zichtbaarder moet worden en meer moet luisteren.

Uitgelekt Bolsius Nou met die zichtbaarheid is het zeker goed gekomen: eerst heeft hij de voorpagina’s van de dagbladen gehaald vanwege het uitgelekte verslag en nu die rechtszaak. Maar was dat de bedoeling van meer zichtbaarheid?

Ik zie heel veel verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken. En vaak kom ik goed bedoelde feedback tegen over persoonskenmerken: je bent onvoldoende zichtbaar, empatisch, collegiaal. Maar dit leidt vaak tot weinig. Persoonskenmerken zijn weinig veranderbaar, de feedback erop is erg subjectief en het leidt vaak tot verzet (“zo ben ik niet”) of apathie (“zo ben ik nu eenmaal”) en in beide gevallen leidt het weinig tot verandering.

Het is zinniger deze labels te vertalen in zichtbaar gedrag of resultaten die de medewerker zou moeten gaan vertonen en daar afspraken over te maken. Welk concreet gedrag of resultaten horen bij een zichtbare burgemeester?

 

Wat is de inzet van de huidige rechtszaak?

De gemeente is een rechtszaak tegen een Amersfoortse advocate begonnen om geld op haar te verhalen vanwege de vele juridische zaken die ze aanspande. De juriste deed een beroep op de Wet Openbaarheid Bestuur om het functioneringsgesprekverslag te krijgen omdat zij denkt dat het haar ondersteunt in deze zaak.

De gemeente is van mening dat een functioneringsgesprek in principe vertrouwelijk is, en dat openbaarheid de burgemeester kan schaden, maar ook de fractievoorzitters die het gesprek voerden. Bovendien werken burgemeester en gemeenteraad op basis van vertrouwen en dat wordt verstoord als het functioneringsgesprek openbaar wordt. Ik ben het daarmee volledig eens.

Vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken is een “Handreiking functioneringsgesprek burgemeester” verschenen. Het functioneringsgesprek is bedoeld om de samenwerking tussen raad en burgemeester te verbeteren. Het verslag is vertrouwelijk en het integrale verslag wordt zelfs niet onder de gehele raad verspreid.

Als nu zou blijken dat op basis van de Wet Openbaarheid Bestuur het verslag toch openbaar gemaakt moet worden dan betekent het de doodsteek voor de functioneringsgesprekken tussen raad(svertegenwoordigers) en de burgemeester. De rechter doet uitspraak vòòr half december 2014.

Hoe vertrouwelijk zijn beoordelings- en functioneringsgesprekken bij ‘gewone medewerkers’.

Vele regelingen rondom beoordelings- en functioneringsgesprekken vermelden dat de gesprekken en de verslagen vertrouwelijk zijn. Maar hoe vertrouwelijk is vertrouwelijk? De HR functionaris zal in veel gevallen toegang moeten hebben. En ik kan me voorstellen dat de “baas van de baas” de naasthogere leidinggevende, ook inzicht wil hebben wat er wordt besproken en zeker wat er wordt afgesproken. En misschien zelfs wel iedereen in de hiërarchische lijn naar boven.

stempel-vertrouwelijk[1]

Als de verslagen beperkt worden tot het beschrijven van wat er afgesproken was, wat er in het kader van deze afspraken wel en niet gerealiseerd is, wat dit betekent voor de visie van de leidinggevende hierop en wat dit betekent voor de nieuwe te maken afspraken dan hoeft niemand gespannen te doen over de vertrouwelijkheid. Ik pleit niet voor openbaarheid.  Als de verslagen bol staan met persoonlijke en privé omstandigheden dan begrijp ik die gespannenheid wel, maar vraag me af welk doel het dient om dat toe te voegen aan verslagen. Erkenning en begrip voor persoonlijke ellende wisselen we uit tussen mensen en niet via formulieren. Vaak hoor ik  dat het handig is deze toch op te nemen indien er persoonlijke omstandigheden waren die het functioneren belemmerden. Ik ben van mening dat als er belemmerende persoonlijke omstandigheden zijn dat die gedurende het jaar moeten leiden tot herziene afspraken. Daardoor kun je tijdelijk de lat lager leggen, zodat het voor iedereen duidelijk is wat we nog wel van elkaar kunnen verwachten. In het formulier kan dan vermeld worden dat gedurende het jaar de afspraak is bijgesteld en dat die bijgestelde afspraak wel gerealiseerd is. Het gaat om transparantie, verwachtingen verhelderen. Dat betekent enerzijds de medewerker beschermen die ondanks de belemmerende persoonlijke omstandigheden veel druk voelt om te veel te presteren, en anderzijds medewerker toch te kunnen aanspreken die denken een carte blanche te hebben gezien hun persoonlijke omstandigheden.