De werkwijze om eerst iets specifieks, dan iets meetbaars  te bedenken en zo alle letters van SMART langs te lopen leidt vaak tot ingewikkelde formuleringen. Wat beter werkt is om een activiteit van een medewerker (een inspanning,  een taak) te nemen bijvoorbeeld `Het ontvangen van gasten´ en dan vervolgens daarover enkele vragen te stellen. Daarbij  hoef je je in eerste instantie nog geen zorgen te maken of het wel direct SMART is. Deze vragen zijn bijvoorbeeld:

  • Wanneer doet deze medewerker `Het ontvangen van gasten´ goed?
  • Waar zie je dat aan? Wanneer noem je dit een succes?
  • Stel we vergelijken een goede medewerker met een minder goede medewerker op dit gebied, waarin verschillen ze dan?
  • Ook de negatieve varianten kun je nemen: wanneer is het niet goed?

Bij de antwoorden op deze vragen beoordeel je of dit al voldoende SMART is of dat je nog verder deze vragen moet stellen. Stel de eerste antwoorden over `Het ontvangen van gasten´ zijn: klantgericht, tevreden klant, geen klachten, als de balie continu bezet is vanaf 9.00.

Bij klantgericht kun je je weer afvragen waaraan je ziet dat het klantgericht is. Datzelfde geldt ook voor de tevreden klant. Bij ´geen klachten´ kun je je afvragen of dat ook leidt tot het goede `ontvangen van gasten´.

Op deze manier kun je ook de gehele functie  SMART maken.  Je onderscheidt eerst welke taken of welke clusters van taken er een functie zitten en daarvoor ga je na welke verwachtingen je hebt.  Maar, het papier is gewillig. Kun je het ook echt meten, is de informatie daarvoor beschikbaar? Of is het meten een klus op zich?

 

Hoe maak ik competenties SMART?

Niet doen. De gedragsvoorbeelden bij de competenties bevatten inderdaad nog veel ruimte. Maar door ze weer heel specifiek te beschrijven worden het lange lijsten van: dit en dat moet je laten zien. Het risico is dat het daarmee afvinklijsten worden. Wat mij betreft zijn veel competentiebeschrijvingen ongeschikt om op te beoordelen, maar daarentegen heel bruikbaar voor ontwikkeling. In het kader van je ontwikkeling zou het wenselijk zijn dat de medewerker meer op het gebied van (de competentie) samenwerken zou laten zien. Daar zit natuurlijk iets van een beoordeling in, maar op basis van dit streven, zou je meer specifieke afspraken kunnen maken met deze medewerker. Deze meer specifieke ontwikkelingsafspraken zouden mogelijk wel weer beoordeeld kunnen worden.

 

Paradoxale opdrachten.

“Neem initiatief”, “Doe spontaan”, “Wees flexibel”. Varianten daarvan kom ik regelmatig tegen in ingevulde formulieren. De achterliggende wens van de leidinggevende is begrijpelijk. Een voorbeeld:

BlogEntry15[1]Kom dit jaar met 3 procesverbetervoorstellen. Ik heb gezien op dat de maand voor de beoordeling  alle medewerkers met voorstellen kwamen. Stel het proces loopt goed, wat is dan de toegevoegde waarde van deze afspraak, en omgekeerd, als het proces dramatisch slecht verloopt dan zijn 3 verbetervoorstellen nog lang niet genoeg. Je kunt op werkgedragniveau het verder dichttimmeren door de afspraak te maken:  de medewerker maakt een jaarplanning welke werkprocessen hij gaat analyseren en verbeteren en waarom deze en voert dit conform de gefiatteerde planning uit. Het is een keuze de medewerker zo ‘dicht te timmeren’.  Een alternatief is om het resultaat te formuleren (maar dan negatief): de voor het proces verantwoordelijke medewerker ziet geen knelpunten in het proces over het hoofd om nader te analyseren, waarvan achteraf vast staat dat hij die redelijkerwijze niet had mogen missen. Een ingewikkelde formulering voor: als de kraan gaat lekken dan kom je in actie. Je kunt onmogelijk de praktijk erdichttimmeren met als…dit…dan …dat formuleringen. Dat zou ook ongewenst zijn.  Het is achteraf deels beoordelen op de “moments of truth” die je niet had mogen missen, maar ook vooraf niet kon voorspellen.

Hoe het in ieder geval niet moet zie je in deze video. De leidinggevende vat aan het eind de gemaakte afspraken gedecideerd samen.

Of SMART afspraken altijd wel zo verstandig zijn en wanneer je er verstandig aan doet iets wel of niet SMART te maken lees je hier.