Hoe zie jij de relatie tussen verzuim en beoordelen?  Hieronder drie stellingen en een verwijzing naar een video voor de gesprekstechniek.

Stelling 1:  Verzuim als vast agendapunt tijdens het beoordelingsgesprek lijkt me verstandig.

Ik zie regelmatig bij klanten op het beoordelingsformulier een vakje voor verzuim. Het  is me vaak niet duidelijk wat hier ingevuld moet worden. Het aantal ziektedagen, ziekmeldingen of een beoordeling van de ziekte, zoals “Je verzuimt te veel”?

Ik ben het met de stelling oneens. Ik ben er niet voor om verzuim als vast agendapunt tijdens het beoordelingsgesprek op te nemen:

  • Verzuim laat zich niet beoordelen: hoe kun jij als leidinggevende de keuze van de medewerker om zich ziek te melden beoordelen?
  • Medewerkers kunnen een relatie gaan leggen tussen een slechte beoordeling en hun verzuim. “Mijn beoordeling is lager uitgevallen omdat ik veel moet verzuimen”. Dat geeft een gevoel van: “Daar kan ik niets aan doen”, en dat leidt niet snel tot verbetering van het functioneren.
  • Het beoordelingsgesprek is het meest hiërarchische gesprek van het jaar en het verzuim  bespreken vanuit hiërarchie leidt niet tot betere gesprekken.
  • Het kan sommige leidinggevenden de indruk geven dat het verzuim niet tijdens het jaar besproken hoeft te worden.
De leidinggevende in de rol van arts
De leidinggevende in de rol van arts

 

Ik ben een enorme voorstander om (dreigend) verzuim te bespreken: preventief, bij de ziekmelding, tijdens de ziekte en bij terugkeer. Op het moment dat er sprake is van frequent verzuim (bijvoorbeeld bij 3 meldingen per jaar) dan moet ook een gesprek plaatsvinden. Wachten met deze gesprekken tot het beoordelingsgesprek is een slecht signaal en geeft gemiste kansen.

Ja, maar….hoor ik je zeggen…..kan ik verzuim dan helemaal niet tijdens het beoordelingsgesprek bespreken?

Ik kan me goed voorstellen dat als er tijdens het beoordelingsgesprek ook afspraken worden gemaakt voor de nieuwe periode dat verzuim wel besproken wordt. Bijvoorbeeld preventief, maar ook in hoeverre de werkgever op de medewerker kan rekenen en voor de langere termijn: hoe duurzaam inzetbaar ben je? Een werkgever moet, zeker bij bepaalde functies, op een medewerker kunnen rekenen. Als dat lastig wordt dan moet de ziekte niet veroordeeld worden, maar wel moet de betrouwbare inzetbaarheid voor de toekomst besproken kunnen worden.  Wat betreft de duurzame inzetbaarheid op de langere termijn komen we op een interessant dilemma: Kun je als leidinggevende je zorgen uitspreken over bijvoorbeeld het lichaamsgewicht of ongezond gedrag van de medewerker in relatie tot de duurzame inzetbaarheid, of is dit ongepaste bemoeienis?  Iets voor een andere blog?

Duurzaam inzetbaar
Duurzaam inzetbaar

De middenstander met een medewerker die steeds lastiger zijn werk gedaan krijgt heeft er waarschijnlijk moeite mee om het ongezonde gedrag van deze medewerker als ondernemersrisico te accepteren.

Ja, maar….als de medewerker zelf zijn of haar verzuim als reden geeft voor het achterblijvende functioneren? Dat kan ik toch niet negeren?  We komen nu automatisch de volgende stelling:

 

Stelling 2:  Als de medewerker door verzuim de geplande resultaten niet heeft kunnen bereiken kan dit een goede reden zijn hier minder op af te rekenen.

Velen zullen het met deze stelling eens zijn. Als een medewerker (veel) ziek is geweest, dan is het best waarschijnlijk dat de resultaten afnemen.  In mijn visie rondom beoordelen, ga ik steeds uit van heldere afspraken tussen medewerker en leidinggevende. Als bij terugkeer na een ziekte het waarschijnlijk is dat er minder resultaten zullen zijn dan zouden leidinggevende en medewerker moeten afspreken wat nu nog reëel van de medewerker verwacht kan worden.  Deze transparantie voorkomt dat de medewerker te veel van zichzelf vergt, maar voorkomt ook beoordelingsfouten en teleurstellingen aan het eind van het jaar. De medewerker en leidinggevende die de afspraken serieus nemen zullen dus moeten gaan ‘hercontracteren’.  Ik adviseer medewerkers zelf die discussie aan te zwengelen. Als er niet ‘gehercontracteerd’ is, dan staat de leidinggevende voor de onmogelijke taak om achteraf te beoordelen wat de herstelde zieke had moeten presteren. Normen stel je samen vooraf vast, niet achteraf. De opvattingen over het verzuim gaan dan mogelijk ook een rol spelen (zielig die ziekte, of irritant die ziekte).

Ik ben het dus oneens met deze stelling.werken_ziek_kantoor[1]

Bovenstaand  stukje gaat over resultaatsafspraken. Als er afspraken zijn gemaakt over het ‘hoe’, over competenties of over het werken conform afgesproken werkwijzes (protocollen), dan is het nog maar de vraag of er gehercontracteerd moet worden: immers de medewerker moet tijdens zijn of haar aanwezigheid werken conform protocol, competenties laten zien e.d.

Stelling 3.   Als een medewerker meer dan vijf maanden van een jaar ziek is geweest, dan zou je deze medewerker niet moeten beoordelen.

Dit kom ik veel tegen in beoordelingsprocedures. Het zal na lezing van de toelichting bij stelling 2 niet verbazen dat ik ook met deze stelling het oneens ben. Als medewerker en leidinggevende hercontracteren, nieuwe afspraken maken bij terugkeer na ziekte, dan zouden deze heel goed beoordeeld kunnen

Maar waarom moet er dan zo nodig beoordeeld worden? Ik geef hiervoor 3 redenen:

  1. Zorgen dat de medewerker de goede dingen doet en deze goed doet. De medewerker heeft recht om hierop feedback te geven.
  2. Helpen bij de ontwikkeling van de medewerker: zorgen dat de medewerker met zijn talenten aan de slag kan, duurzame inzetbaarheid, en loopbaan.
  3. Motiveren: erkenning voor het geleverde werk. Een gesprek waarin afstand wordt genomen van de dagelijkse zaken.

Soms wordt er gezegd dat men niet wil beoordelen, omdat er salariële consequenties aan vastzitten. Ik begrijp best dat een organisatie geen salarisverhoging wil geven aan een medewerker die 8 maanden afwezig is geweest, maar in de periode van aanwezigheid het heel goed gedaan heeft. Mijn advies is omdat dan procedureel vast te leggen en niet via het onthouden van een beoordelingsgesprek.

Tot slot de gesprekstechniek: wat zeg je als de medewerker als oorzaak voor het achterblijvende functioneren het verzuim aangeeft (of zich eventueel verschuilt achter het verzuim) ?  Kijk naar het volgende videofragment.