Hoe voorkom je dat je in het functioneringsgesprek te snel oplossingen gaat aandragen?

Veel leidinggevenden schieten in gesprekken snel door naar de oplossingsfase en nemen daarin een leidende rol. Ze dragen oplossingen aan, waar de medewerker eigenlijk ja tegen moet zeggen. Dat is op zich begrijpelijk, maar niet handig. Het betrekken van de medewerker hierin leidt tot betere oplossingen, het maakt de medewerker bewust van wat er speelt en leidt tot een hogere acceptatie van de oplossingen. In deze video  zie je een voorbeeld waarin de leidinggevende zich laat verleiden direct de oplossingsfase in te schieten.

Problemen oplossen kan best inspannend zijn dus is het logisch energie te willen besparen en direct naar de oplossingen te gaan. De analyse wordt vaak overgeslagen (zie jumping to solutions deel 1)  en de leidinggevende komt zelf  met oplossingen en presenteert die aan de medewerker. Er ontstaat dan een vreemde dynamiek in het gesprek: de medewerker die het probleem heeft wordt het slachtoffer en de leidinggevende wordt hetzij de redder (hetgeen impliceert dat de medewerker niet zelf iets kan bedenken) of de aanklager (jij bent dom omdat je het niet zelf kunt bedenken). Dit leidt veelal tot verdediging: de medewerker is het niet eens met de voorgestelde oplossingen of tot apathie: de medewerker belooft het te proberen, maar zonder echt commitment. Hoe meer je medewerkers helpt in het geven van inzicht en het vinden van oplossingen, hoe effectiever zij worden. Dit vraagt van de leidinggevende dus beheersing en hij of zij moet de medewerker uitdagen om te komen met oplossingen.

Hoe kunnen we dit harde werken voorkomen?  Reacties op negatieve feedback, zoals in functioneringsgesprekken, hebben een patroon. We hebben dit patroon in een model blootgelegd en een gespreksmodel ontwikkeld dat hele logische en minder effectieve opmerkingen vervangt door ‘bandjes’. Bandjes zijn zinnetjes (scripts, mp3’tjes) die helpen heel systematisch het gesprek te doorlopen. Hoe het zelfde fragment aangepakt wordt door gebruik te maken van deze ‘bandjes’ zie je hier. Het gespreksmodel en diverse oefeningen met gespreksfragmenten zijn te zien op deze website.